Så håller du digitala möten och presentationer som engagerar

Kort om Per Furumo

Retorik- och kommunikationsexpert som lär ut hur man får genomslag som talare oavsett talarsituation och ämne och oavsett om sammanhanget är fysiskt eller digitalt. Som röstexpert sticker Per Furumo ut bland Sveriges retorikkonsulter.

Bland Pers kunder återfinns en mängd av våra stora företag och organisationer, Regeringskansliet, EU-kommissionen, FN liksom offentliga personer inom politik och näringsliv. Utöver nyttoaspekten är det ett rent nöje att ta del av Pers föreläsningar i retorik/presentationsteknik/talarträning. 

I vår intervju med Per delar han med sig av en mängd praktiska och konkreta tips för hur du lyckas få till digitala möten och presentationer som engagerar.

Risken med att "köra på som vanligt"
Idag har de flesta företag blivit bekväma med tekniken och kan hantera de problem som eventuellt uppstår under sina digitala möten och presentationer.

Det som däremot inte har utvecklats enligt Per är pedagogik och retorik, där man fortfarande kör på ”som vanligt”. Under pandemin har Per haft möjligheten att få arbeta med företag och ledare kring just detta. Idag kan han hålla en hel dags workshop digitalt utan att deltagarna går under av tristess eller trötthet.

- Framgångsfaktorerna för det fysiska och digitala mötet är till stor del densamma. Men i det digitala sammanhanget så tillkommer det pedagogiska och retoriska aspekter som är viktiga att tänka på om vi verkligen vill utveckla den digitala mötesformen.

Mötesledaren får ett större ansvar digitalt
Först gäller det att sätta scenen och här får mötesledaren ett större ansvar i det digitala sammanhanget. Mötesledaren måste säkra deltagarnas delaktighet och interaktion, för att säkerställa att ”alla är med”.

- En annan viktig funktion för mötesledaren är att alla ger sig till känna, exempelvis. med hjälp av en incheckning. Om alla ger sig till känna får det stor    psykologisk positiv inverkan på mötet. Se därför till att alla får komma till tals!

Bestäm digitala spelregler inom teamen
För att undvika störning- och irritationsmoment rekommenderar Per att man inom teamen tar fram mötespolicys som alla i teamet är med och utformar och ”signar på”.. Vad gör vi och vad gör vi inte under ett digitalt möte?

- Exempel på det kan vara  qtt ha kameran på och att inte mjuta vi Finns det andra saker som vi tycker är viktiga? Fundera på det tills nästa möte.

- Detta med att inte mjuta kan låta förvånande för en del men Per menar att den psykologiska vinsten blir så mycket större. Vi hamnar alla i ”samma rum”. Om vi iakttar samma beteenden när vi ses digitalt som när vi ses fysiskt är mjutningen helt överflödig. Interaktionen blir både smidigare och behagligare. (Den som av boendeskäl, rundgång, vilket oftast avhjälps med hörlurar, eller annat är tvungen att mjuta ska självklart göra det.

Lär dig mer genom utbildningen: Kommunikation för chefer

Vikten av att "äga rummet"
Vad gäller det retoriska så förespråkar Per att du som presentatör eller talare är "mjukt offensiv". Du behöver alltså inte ta plats med din röst den en liten volymhöjning ofta får en stor psykologiskt positiv effekt! Dock är det viktigt du fortfarande håller dig inom ditt bekvämlighetsregister, ditt normalregister, annars klingar rösten spänt. 

Tempo, artikulation och betoning
Det är viktigt att man är medveten sitt tempo, artikulation och betoning. I det digitala sammanhanget är artikulationen extra viktig.

- Att vrida lite på "artikulationsvredet" är också att höja energinivån. Mottagaren känner plötsligt lite mer energi och du påverkar även dig själv positivt. En något förstärkt artikulation blir ofta en garant för ökad interaktion och mental närvaro.

Nå fram med ditt budskap
Oavsett om det  handlar om juridik eller en ekonomisk rapport  betonar Per att vi aldrig får glömma att vi som presentatörer  är berättare. Därför blir vårt tempo, artikulation, betoning, gestik (att använda oss av gester) och pausering avgörande för hur väl vårt budskap ska nå ut och nå in.

- Vad gäller gestik och kroppsspråk så är allting som är med och påverkar vårt tonfall, melodi och uttryck är alltid en del av kroppsspråket. Så oavsett om du syns eller ej så ska du alltid släppa fram och bejaka din gestik! Gestiken hjälper rösten och rösten hjälper gestiken.

Samtidigt  säger Per att bra retorik och muntlig kommunikation inte är ”allena saliggörande”, men det är ett kraftfullt verktyg som vi bör vara medvetna om. I det digitala sammanhanget vi alla nu befinner oss i blir det ännu viktigare då det hjälper oss att komma igenom det digitala filtret.

9 praktiska tips

1. Ha gärna datorn i ansiktshöjd då kommer vi närmare fysiska sammanhanget och kan läsa av varandra bättre.
2. Kamera på borde vara en fullkomlig självklarhet på möten med upp till trettio personer.
3. Mjuta inte om det inte är absolut nödvändigt. Att inte mjuta får en oerhört positiv psykologisk effekt, vi kommer plötsligt mycket närmare varandra och ”hamnar i samma rum”. Per har genomfört workshop med trettiofem deltagare i ett projektledarnätverk där ingen mjutade, och det fungerade bra. Man kan ställa en fråga och få ett direkt svar och slipper på så sätt trubbigheten i form av det digitala filtret
4. Använd korta reflektionspauser och låt deltagarna fundera på en fråga och fråga sedan en eller några personer i mötet vad de kom fram till? På så sätt blir det inte obekvämt för deltagaren att göra sin röst hörd om man jämför med att de annars aktivt skulle behöva ”ta plats” under mötet. Den stora vinsten blir ”total mental närvaro”.
5. Fördela mötesledarrollen det behöver inte vara samma mötesledare varje möte, oavsett om det är chefen eller ej. Att byta mötesledare skapar en bra teambuilding och det blir tydligt och levande att alla kan få den rollen framöver.
6. Uppmuntra nyfikenheten hur gör jag mottagarna nyfikna? Gör jag det genom att inleda med en genomgång av agendan o.s.v., eller ska jag i stället inleda med en intressant anekdot eller cliffhanger som överraskar lyssnarna eller gör dem supernyfikna, och sedan återgå till agendan.
7. "Kratta manegen" för bilderna i din presentation om du ska visa en graf eller statistik av något slag, som eventuellt inte är helt lätt att tolka, så berätta och förbered lyssnarna på den kommande bilden. Berätta vad de kommer att få se på bilden och vad bilden visar för resultat etc. När du sedan går vidare med din presentation och visar bilden så har du publiken med dig på ett helt annat sätt, ex. ”Hur den här utvecklingen som jag precis beskrev ser ut på en graf ska vi se nu… - klick”.
8. Ta fram två versioner av din presentation - en publik som du samspelar med och en, mer informativ, som du kan dela med dig av efteråt. Det är viktigt att när man håller  en presentation tänker på dramaturgin och att man inte står och läser upp text som lyssnarna själva kan läsa. Den typen av presentation kan man i stället dela med sig av efter genomgången till de som inte var med alternativt för att deltagarna ska få en påminnelse om vad du, mer i detalj, gick igenom. 
9. Avslutningsbevis. Våga vässa ditt tilltal. Bara något förstärkt artikulation, betoning, volym etc inverkar på tonfall, melodi och uttryck. Medicinsk och psykologisk forskning visar att ditt muntliga uttryck och din muntliga framtoning är en viktig och ibland avgörande del av hur budskap uppfattas och tas emot. 

Läs mer om utbildningen: Kommunikation för chefer