april 2018

Multitasking är ute: app-grundaren Martin Wikfalk om att vara närvarande som chef

Att ta sig an en överfull inkorg, möten med kollegor, fatta strategiska beslut och samtidigt hinna med sig själv kan kännas tufft - inte minst som ledare. Martin Wikfalk, grundare till Mindfulness-appen, ger sina bästa tips om hur du som chef kan uppnå målen och samtidigt bli mer närvarande.

Martin Wikfalk Mindfulness Med inspiration från Skalmans mat-, och sovklocka startade Martin och hans vän Magnus Mindfulnessappen  med syftet att guida andra till stunder av närvaro och reflektion. De ville få andra att hitta samma lugn och få hjälp att upprätthålla en långvarig mindfulness i sin vardag, som de själva lärt sig. Men det lugnet har inte alltid varit en del av Martins liv.

Hans egen mindfullnesresa började för nästan 20 år sedan under den stressfulla studietiden i London, där han läste internationella relationer. Det var ett nytt språk, nytt sätt att examineras och uppsatsskrivningar varje vecka.

Han testade qi gong för att komma ner i varv och försökte sig på att meditera på egen hand.

– Det var som att sätta ett plåster på ett blödande sår. Jag ville helt enkelt stoppa den kris jag var inne i där och då. Men något väcktes inom mig och jag kände att jag verkligen behövde det här på lång sikt, förklarar han. 

Meditationen och yogan följde Martin genom åren. Under utbildningar i USA, till jobb för UNHCR i Burma och tillbaka till Sverige igen. Tillsammans med sin fru Anna begav han sig till Thailand och Indien för att delta i olika retreats och utbilda sig till yoga-och meditationslärare. De insåg ganska snart att deras dröm inte var att jobba statligt, utan hjälpa folk på ett mer andligt plan. 

– Det är faktiskt tio år sen i år som vi öppnade vår alldeles egna yogastudio i Aspudden. Jag undervisar yoga och min fru Anna mindfulness. Det var när vi hade mindfulness-kurser som vi märkte att det blev tufft för deltagarna att komma ihåg att meditera varje dag och vi såg behovet av ett hjälpmedel i form av en påminnelsefunktion, säger Martin engagerat.

Det tog inte lång tid innan Martin, hustrun Anna och vännen Magnus var igång med att utveckla en app med enkla påminnelsefunktioner och korta guidade sessioner. Idag används den av hundratusentals. Inte minst av personer som måste fatta viktiga beslut i sitt arbete. 

– Vi vet att behovet av meditation hos chefer, men även hos medarbetare, är stort och utmaningen många upplever är att få in det på ett naturligt sätt i dagsplaneringen. 

Är det tiden det tar att meditera som gör att folk drar sig för att göra det?

– Många går på myten om att man har så mycket att göra att det inte finns tid till att meditera, när man i själva verket borde tänka tvärtom, ”jag har jättemycket att göra så jag måste meditera först”. Genom att rensa tankarna i några minuter spar du tid och kan på ett lättare sätt fatta beslut, menar Martin. 

Hur ska man föra in mindfulness i sin arbetsvardag?

– Börja enkelt och småskaligt annars kan det bli för stort motstånd. Man kanske tänker att det tar för mycket tid, men tar du fem minuter kan du faktiskt få ut väldigt mycket. Sen har vi ett dilemma med dem här, fortsätter Martin och håller upp sin smartphone. 

– Under tiden vi har suttit här och pratat med varandra har jag hunnit få ett meddelande och direkt när jag fick det tänkte jag, “åh nu måste jag svara på det här meddelandet på en gång”, men jag lät bli för jag sitter ju och pratar med dig. Det kan vara oerhört svårt att låta bli att lyfta upp den och bli uppslukad av det som står där istället.

Hur undviker man att bli uppslukad av mobiltid?  

– Oavsett om du är hemma eller på din arbetsplats så kan det vara klokt att införa en policy för sitt eget och sina medarbetares mobilanvändande. Lämna mobilerna utanför mötesrummet och du märker på en gång att det blir bättre fokus i gruppen. Att sitta i ett möte och samtidigt vara någon annanstans, är något som har blivit lika normalt som att ta med sig en kaffe in på mötet, med den dumma nackdelen att telefonerna faktiskt stjäl tid. 

Du kan tro att du behärskar att göra flera saker samtidigt, lyssna och samtidigt svara på ett sms, men multitasking är faktiskt ute. Om jag hoppar fram och tillbaka mellan två saker kommer det jag borde prioritera ta två timmar istället för en. Testa att stänga ner mejlkorgen och pushnotiserna i en halvtimme. 

Hur ska man som ledare tänka för att få in den här närvaron bland sina medarbetare?

– Börja med att införa en minuts tystnad innan ett möte börjar. Förklara intentionen med mötet och be var och en att rensa sina tankar på det som varit och det som kan tänkas komma längre fram för att skapa en känsla av närvaro. Konsekvensen av detta blir att du som chef blir mer närvarande och observant i ditt sätt att leda andra. Allt för mycket tid läggs ner på just fel sätt att kommunicera. Om man som chef kan lyssna på vad andra säger och ta till sig av det som sägs har man kommit långt. Den informationen du tar in kan du även använda på ett produktivt sätt till att skapa förändring i din arbetsgrupp och förändra företaget på lång sikt. 

3 fakta om Multitasking

 

  1. Fenomenet vi kallar multitasking benäms även som ego depletion, som kan översättas till att vi kör slut på vår viljestyrka. Anledningen till det är att hjärnan är oförmögen att fokusera på två saker samtidigt - du byter bara fokus väldigt snabbt. 

  2. När vi multitaskar så förbrukar hjärnan mer glykos - det krävs helt enkelt mer energi för att klara av flera uppgifter samtidigt. Detta gör oss trötta, vi får sämre koncentration och det är lättare att tappa uppmärksamheten i det vi gör. Det gör oss mer känsliga för stress och kan få oss att börja må sämre psykiskt.

  3. Forksningen visar att en kontorsanställd i snitt blir avbruten i sitt arbete var tolfte minut. Det och det faktum att det tar ungefär femton minuter att återfå koncentrationen gör att vi tappar vår produktivitet och fokus. Helt plötsligt är det inte så konstigt att vi känner oss helt slutkörda efter en arbetsdag med många bollar i luften.